Das 15-Minuten-Customizing: Fünf kleine Anwendungsfälle mit Microsoft Teams

Oftmals sind es ganz simple Dinge, die den Arbeitsalltag einfacher machen. Daher möchte ich nicht nur die ganz großen Geschütze in den Blogbeiträgen hier auffahren, sondern auch einfach mal zeigen, wie sich die tägliche Arbeit mit dem Client gestalten kann. Alle hier gezeigten Ideen und Anwendungsfälle kann man ohne Expertenwissen innerhalb von höchstens fünfzehn Minuten implementieren. Versprochen!

Streng genommen ist das der zweite Teil der Reihe „Projektarbeit als konkretes Anwendungsbeispiel für Microsoft Teams“. Nachdem die grundsätzlich mögliche Projektstruktur eines Teams in Teil 1 besprochen worden ist, wird nun ein Augenmerk auf die Anforderungen des Projektteams und deren Ausgestaltung gelegt. Die hier gezeigten Ideen sind so oder in ähnlicher Form in aktuellen Projekten umgesetzt worden. Sie zeigen kleine hilfreiche Patterns, die natürlich für andere Anwendungsfälle abgewandelt werden können.

1. Zentrale Dokumente prominent an die Teammitglieder bringen

Der erste Anwendungsfall ist auch gleich der simpelste. Im Kern geht es darum, dass es in fast allen Projekten zentrale Dokumente gibt, mit denen die Teammitglieder oft und reichlich interagieren. Das können zum Teil hochwichtige Ergebnisdokumente sein. Aber auch viel simplere Dinge sind dafür prädestiniert.

Man stelle sich das Projektteam vor, welches im ersten Teil dieses Artikels skizziert wurde. Wir haben also über 20 Leute, die sich in verschiedenen Teilprojekten organisiert haben. Ein paar Regeln zur Ablage und Zusammenarbeit wurde auf eine Wikiseite gelegt. Nun gibt es aber auch die gebuchten Räume für Plenumsmeetings und die konkrete Projektarbeit, die schon einmal Monate voraus gebucht werden müssen. Ich kenne kein Unternehmen, in dem freie Meetingräume kein knappes Gut sind.

Aus alter Verbundenheit zu Excel wird flugs damit eine Tabelle erstellt mit allen Räumen. Damit diese immer für alle schnell im Zugriff ist, wird sie direkt als Registerkarte in den Programmangement-Kanal eingehängt.

Ähnlich oft im Zugriff, dafür aber mit einer etwas anderen Charakteristik ist eine Known-Issues-Liste, in der alle Teammitglieder aufgetretene Fehler samt Status sammeln. Auch hier kann man diskutieren, ob für so etwas die gute alte Excelliste unbedingt noch der beste Freund des Menschen ist. Vielfach wird im echten Leben aber noch so gearbeitet. Also hängt man dann doch dieses zentrale Dokument so präsent wie möglich rein.

Das sollen nur zwei Beispiele für diese Funktion sein. Registerkarten können von Besitzern eines Teams erstellt werden. Dazu benutzt man Dateien, die im Kanal hochgeladen wurden.

Um den Platz oben in den Tabs nach Möglichkeit sinnvoll auszunutzen, empfiehlt es sich in vielen Fällen, den Namen des Tabs noch zu kürzen oder anders sinnvoll anzupassen.

 

2. Geschützte Dokumentenbereiche schaffen

Ein wenig komplexer ist der Anwendungsfall geschützter Dokumente. Hier liegen Informationen, auf die nur ein Teil der Projektmitglieder den vollen Zugriff haben sollen. Dies können entweder Dokumente sein, in denen geheime Informationen stehen, die nur ein Teil der Benutzer sehen können sollen. Oder aber sie sollen nur von bestimmten Personen innerhalb des Teams bearbeitet werden können. Hier könnte man bestimmte Reporting- und Projektergebnisdokumente anführen, die ans Management gehen. Also in etwa so:

Die Produktgruppe von Teams arbeitet immer noch an den privaten Kanälen. Diese Anforderung steht seit Monaten ganz oben auf der Wunschliste der Anwender in der UserVoice. Man kann sich aber zumindest für die Dokumente mit einem simplen Kniff Abhilfe. Da erstellt man einfach eine weitere Bibliothek in der SharePoint Webseite, die zu dem aktuellen Team gehört.

Dazu springt man in die unter einem Team liegende SharePoint Webseite ab und legt dort eine weitere Dokumentenbibliothek an. Man könnte natürlich beginnen, in der vorhandenen Bibliothek Ordner zu erstellen und diese anders zu berechtigen, im Sinne einer möglichst einfachen und handhabbaren Berechtigungsstruktur rate ich aber davon eher ab. Dann lieber eine dedizierte Bibliothek mehr haben, dafür aber auch noch den Überblick dazu.

Da es viele Benutzer gibt, die bisher nichts mit SharePoint zu tun hatten, dafür aber gleich mit Teams durchgestartet sind, möchte ich das Vorgehen für das Anlegen einer neuen Bibliothek als Bilderstrecke zeigen. Im ersten Moment sieht das total kompliziert aus, ist im Kern aber total simpel.

Hier kommt jetzt der Trick: Normalerweise erbt eine Bibliothek die Berechtigungen der gesamten Webseite. Wir können diese Vererbung allerdings unterbrechen und unsere eigenen Wünsche und Vorstellungen einstellen.

Nun ist alles so weit vorbereitet, dass man die neu erstellte Bibliothek neben der Standardbibliothek in sein Team bringen kann. Man nutzt also quasi SharePoint dafür, die gewünschte Infrastruktur bereitzustellen und hängt das dann über die Standardapp in Teams einfach rein.

Jede SharePoint-Bibliothek ist über die eigene URL erreichbar. Teams möchte die Adresse der Webseite im folgenden Dialog wissen. Mit dem Klick auf „Los“ lädt Teams die Webseite.

Das Ergebnis ist wie gewünscht: Man kann die neue Dokumentenbibliothek genauso nutzen wie den „Dateien“-Tab, der mit jedem Kanal mitkommt. Zusätzlich kann man aber nun auch ganz gezielt Berechtigungen vergeben. Darf man nur nicht vergessen! Teams verwaltet zwar die Standardbibliothek, wenn z.B. ein neuer Benutzer dazukommt im Team. Alles, was abgekoppelt ist, möchte aber natürlich gerne händisch verwaltet werden.

3. Einen Informationskanal aus vielen Quellen bauen

Neben viel Gequatsche der Teammitglieder können Kanäle auch als News-Aggregatoren für die Infos aus vielen verschiedenen Diensten herhalten. Hier schlägt die Stunde der Konnektoren, über die es möglich ist, Nachrichten von außen zusammenzuführen. Je nachdem, wofür man ein Team einrichtet, kann so beispielsweise für alle Mitglieder ein gemeinsamer Informationsfluss geschaffen werden.

Das geht allerdings auch auf persönlicher Ebene. So lasse ich mir beispielsweise in einem eigenen, privaten Team täglich verschiedene Informationshäppchen zusammentragen:

• Die Google Analytics Berichte dieses Blogs vom Vortag
• Ausgewählte Twitter-Accounts
• Infos aus RSS-Feeds

Die Konnektoren findet man im Kontextmenü des jeweiligen Kanals, für den man sie konfigurieren möchte. Die Einrichtung ist dabei selbsterklärend: Man wählt die Quelle aus, gibt – wo notwendig – seine Anmeldeinformationen an und klickt sich durch ein paar dienst-spezifische Einstellungen.

Fertig ist die Aggregation. Ab dem Zeitpunkt der Konfiguration schicken die Konnektoren nun die Informationen direkt in den Kanal.

4. Eine Aufgabenliste mit Gant-Chart in Teams integrieren

Einen Planner-Plan in das Team zu integrieren ist recht einfach. Manchmal ist es aber so, dass Teammitglieder es nicht unbedingt gewohnt sind, mit einer solchen Darstellung zu arbeiten. Als weitere Alternative zu Excel-basierter Aufgabenliste und Nutzung von Planner im Team kann man auch noch die gute alte Aufgabenliste aus SharePoint reaktivieren. Diese hat so den ein oder anderen Nachteil, bringt aber auch ein recht ordentliches Featureset mit und ist so längst noch nicht tot.

Die Aufgabenliste ist dabei wieder wie unter dem zweiten Anwendungsfall beschrieben eine App in SharePoint. Das bedeutet, dass sie als App auf der Team-Webseite in SharePoint erst einmal wie beschrieben erstellt werden muss. Auch hier benutzen wir wieder eine Registerkarte aus dem Standardrepertoire von Teams. Dieses Mal ist es allerdings keine SharePoint Registerkarte (die kann nur Dokumentenbibliotheken), sondern einfach das Einbinden einer ganz allgemeinen Webseite.

Nun gibt es einen uralten Trick in SharePoint, den Rahmen der Webseite komplett wegzublenden, um so z.B. eine SharePoint Webseite als Dialog anzeigen zu lassen. Dadurch, dass man an das Ende der URL den Parameter mit Wert „IsDlg=1“ hängt, blendet die Webseite alles aus, was nicht zum direkten Inhalt gehört:

Diese „nackte“ Ansicht kann dann einfach als URL einer Webseite in Teams angegeben werden. Das Ergebnis ist eine Registerkarte, die exakt nur den Inhalt der Seite anzeigt. In diesem Fall also die ausgewählte Standardansicht der Aufgabenliste. Alle Interaktionsmöglichkeiten mit der Liste sind nach wie vorgegeben. Aufgaben direkt wegklicken, Daten eingeben – all das funktioniert weiterhin auch im Teams Client.

5. Eine Antragsmailbox direkt in Teams fließen lassen

Welche Möglichkeiten sich mit Flow und Teams ergeben, habe ich hier im Blog schon an anderer Stelle gezeigt. In Kombination mit anderen Office 365 Versatzstücken lassen sich einige Anwendungsfälle konstruieren, die einem das Leben hier und da etwas leichter machen können.

Bei einem konkreten Office 365 Einführungsprojekt gibt es ein Postfach als Shared Mailbox, über das sich Mitarbeiter des Unternehmens freiwillig melden können um in die Pilotgruppe der Clouduser aufgenommen und entsprechend umgestellt zu werden. Die Idee ist hier, dass ein solcher Antrag von dem Benutzer an eine bestimmte Emailadresse geschickt wird. Die eingehenden Emails werden von Flow aufgelesen und von dort aus automatisch in eine Aufgabenliste geschrieben. (Für alle, die Punkt 4 gelesen haben: Das dort ist die Liste, um die es sich handelt.) Außerdem wird noch im entsprechenden Kanal eine automatisierte Nachricht geschrieben, damit die Projektmitglieder über das nächste Opfer den nächsten Glücklichen informiert werden und den Antrag bearbeiten können. Flow verbindet also Exchange Online, SharePoint Online und Teams. Alle Benutzer werden informiert und die Aufgabenliste füllt sich quasi von selbst.

Der Flow selbst beinhaltet also drei Verbindungen und ist mit den Administratoren des Teams als Besitzer geteilt.

Der Inhalt des Flows ist im Handumdrehen zusammengeklickt: Der Trigger ist das Ankommen einer Mail im gemeinsamen Postfach, die Inhalte stehen als dynamische Werte für die beiden anderen Tasks zur Verfügung. Ein bisschen Berechnungslogik sorgt dafür, dass das Fälligkeitsdatum (heute + drei Tage) sanften Druck auf die Bearbeitung der Anträge ausübt.

Für ähnliche Anwendungsfälle kann nun natürlich noch fröhlich mit den Möglichkeiten herumexperimentiert werden. Weiterhin sind auch noch Bedingungen wie die Prüfung auf einen bestimmten Präfix im Mail-Betreff möglich.

Fazit: 15-Minuten-Customizing geht wirklich!

Die hier beschriebenen Anwendungsfälle sind nicht spektakulär oder noch niemals dagewesen. Sie sollen aber findige Teams-Benutzer einfach ein wenig ermuntern, selbst die Möglichkeiten des 15-Minuten-Customizings zu entdecken. Die Kombination aus alten Tricks und Patterns sowie der geschickten Kombination der Versatzstücke eröffnet einfach findige, agile Helferlein und Abkürzungen, die diese Plattform so kreativ und erfrischend schnell machen. Denn genau hier liegt die große Stärke des sprichwörtlichen Großen Ganzens.

Nimmt man jetzt noch Forms, PowerApps oder meinetwegen sogar Sway noch mit dazu, ist auch für den interessierten Nicht-Entwickler ein saftiges Potpourri nur ein Mausklick entfernt. Denn jedes Projekt und jedes Team ist dann ja doch irgendwie anders.