Die Zukunft von Teams und Skype for Business – Ignite 2017

Gleich am ersten Tag der Ignite Konferenz in Orlando ging es für Teams in die Vollen: Der sich bereits angekündigt habende Schritt, dass Skype for Business in den Teams Client wandert, war dabei wohl die größte Neuerung. Allerdings gab es darüber hinaus einige Details, wie das Ganze vonstattengehen soll und welche weiteren Ideen sich die Produktgruppe hat einfallen lassen. Klar ist dabei auf jeden Fall geworden, welche Denke sich bei Microsoft für diesen jungen Client herausgebildet hat und wo perspektivisch die Reise für Teams hingeht: Nämlich ganz nach vorne in die erste Reihe.

Aber fangen wir vorne an: Die Ignite ist neben der Build wohl die Konferenz im Jahr, die für Office 365 und all seinen Bestandteilen am spannendsten ist, denn hier wird an der großen Schraube gedreht: Microsoft selbst lässt die Produktgruppen zu Wort kommen und zeigt, wie die nächsten Schritte für die jeweiligen Sparten aussehen. Besonders gespannt konnte bzw. kann man hier auf Teams sein, denn in der kurzen Geschichte des Dienstes ist schon allerhand passiert und Microsoft selbst hat nie einen Hehl daraus gemacht, dass Teams intern eine große Bedeutung beigemessen wird.

Die Denke hinter Teams (dazudenken: bedeutungsschwangere Klaviermusik aus dem Promo-Video)

Microsoft hat die Vision einer veränderten Art von Arbeit: Neben den obligatorischen Schlagworten wie Zusammenarbeit und Mobilität steht das Hervor- und Zusammenbringen von Potentialen der Mitglieder eines Teams im Vordergrund und eine veränderte Art und Weise des Netzwerks, in dem Teams zur Erldigung von Arbeit wirkt. Im obligatorischen Pathos klingt das in etwa so (Timeframe 8:24:00) :

Technology has taken us to a place we could have not imagined. If you think about the workplace – companies have become more global, they have become more networked. The teamwork is becoming more distributed. And in the same time the nature of the way that people want to work has changed. […] Gone are the days of hierarchy, people want to work with openess and inclusion and tranparency like never before. And they want tools that help them to work in this way, too. And that is what we deliver.

Also kurzgefasst: Unternehmen sind anders aufgestellt als früher, wir ticken als Mitarbeiter alle individuell und wollen das in unsere Arbeit einbringen statt doofe Nummern zu sein. An dieser Stelle die Nationalhymne, bitte. Irgendeine.

Den Aufschlag für die Integration von Skype und die Story dahinter verpackt Microsoft dabei in die Worthülse „intelligent communications“.  Dabei hab man sich den Lebenszyklus eines Meetings angeschaut und neben der eigentlichen Durchführung noch all die Aufgaben identifiziert, die vor, während und nach eines Calls anfallen. Dazu gibt es fesche neue UI Elemente, allerdings in Teams!

Skype for Business geht in Teams auf

Damit wird die Geschichte rund: Um diesen ganzen tollen Teams dabei zu helfen, die Kommunikation als Bestandteil ihrer Teamarbeit zu benutzen, werden die Funktionalitäten von Skype mit dem Teams Client zusammengeführt und ersterer wird nach und nach entfernt. Nebenbei bekommt das ganze Geflecht einen komplett neuen technischen Unterbau, wohl um diverse Zöpfe in der Architektur für kommende Funktionen aufzubereiten und glattzuziehen.

Für die on-premise Welt und hybride Architekturen wird es aber weiter einen entsprechenden Server geben, der hier Skype for Business Server vNext heißen wird. Das bedeutet also, dass hier in dieser Welt weiterhin Lösungen von Microsoft angeboten und diese auch weiterentwickelt werden. Das betrifft auch die Clients. Geplant ist der Release für den Skype for Business Server vNext Ende 2018.

Verfügbarkeitsstatus wird eins

Was derzeit tatsächlich stört, wenn man sowohl mit Skype for Business als auch mit Teams arbeitet, ist die doppelte Präsenzdarstellung. Habe ich den Teams-Client aus, sehen mich meine Kollegen nicht in Teams als anwesend. Habe ich den SfB-Client nicht an, sehen mich die Kollegen dort nicht, aber vielleicht im Teams Client, den ich trotzdem irgendwo offen habe.

Diese beiden Präsenzstatus verwachsen mit der Integration von Skype for Business in einen einzigen, der über beide Clients hinweg gültig ist. Dieses Zusammenlegen ist logisch und bügelt eine Funktionalität aus, die immer schon etwas merkwürdig und nicht immer nachvollziehbar war, wenn man mit beiden Services arbeitet. Insofern ein sinnvoller und netter Change.

Der neue Bereich Call („Anruf“)

Damit das UI von Skype for Business irgendwo eine Entsprechung erhält, wird auf der ganz linken Seite des Clients ein neuer Bereich aufgetan: Call. Klickt man diesen an, kommt eine typische Telefon-Oberfläche zum Vorschein. Dabei ist die ein oder andere Ähnlichkeit zum jetzigen Skype Client durchaus sichtbar: Schnellwahl, Favoriten, Nummerneingabe, Historie.

Nebenher werden noch der Kalender und „andere Quellen“ angezapft, um Kontakte vorzuschlagen, die man doch mal mit einem Anruf beglücken möchte (nicht im Screenshot zu sehen).

Ruf doch mal an!

Neben all den anderen von Skype bekannten Möglichkeiten für 1:1 oder Gruppencalls kann Teams jetzt auch sogenannte „Enterprise Voice Features“. Dazu gehört insbesondere das Führen mehrerer Gespräche gleichzeitig. Analog eines normalen Handys können Gespräche gehalten und zusammengeführt werden. Microsoft spricht hier davon, dass somit auch die normalen Telefone am Arbeitsplatz ersetzt werden sollen.

Meetings können jetzt auch damit unterstützt werden, dass man analog zu Skype Einwahlmöglichkeiten über das normale Telefonnetz hat, wenn man keinen Teams Client zur Verfügung hat. Hier dienen lokale Einwahlcenter als Hilfe. Außerdem gibt es die Möglichkeit, auf einen Anrufbeantworter zu sprechen, wenn der Angerufene nun partout nicht zu erreichen ist.

Achja, noch eine wichtige Neuerung: Der Skype-Klingelton hat sich leicht geändert! 🙂

Meetings

Was mir recht gut bei den neuen Funktionen gefällt ist die Möglichkeit, ein Meeting direkt in einer Diskussion in einem Kanal zu erstellen. Das bedeutet, dass nicht erst der Kalender bzw. die Kalenderansicht geöffnet werden muss um ein Meeting auszurufen, sondern dort, wo sich die Gruppe trifft. Ein öffentliches Meeting findet so direkt im Stream der Diskussionen und Informationen statt, ähnlich wie Diskussionen an Registerkarten oder Dokumenten.

Der Clou bei der ganzen Nummer ist, dass man bei laufenden Meetings direkt sehen kann, dass sie stattfinden, wer gerade dran teilnimmt und wie lange schon. Das heißt, ich sehe direkt, dass etwas passiert.

Gerade bei großen Teams oder auf Ebene von Abteilungen, wo es Meetings gibt, die vielleicht keine große Anwesenheitspflicht besitzen oder Informations- und Regeltermine sind, verspreche ich mir davon eine gewisse Immersion. Indem ich vor Augen habe, wer mit dabei ist und wie weit fortgeschritten die Zusammenkunft ist, kann ich mich z.B. entscheiden, auch noch an Bord zu springen oder es sein zu lassen. Weiterhin läuft das Meeting im Kontext der Diskussion, die es im Kanal umgibt.

Ein volles Beispiel mit vier Teilnehmern, einer Präsentation (leider nur ganz klein unten rechts zu erkennen), einem Teilnehmer über das Telefonnetz und der Option, zu einem Teilnehmer gleich noch Organigramm oder weitere Infos aufzurufen, sieht man hier:

Die farbigen Vorhänge als Hintergrund für das Zahnpastalächeln sind übrigens nicht mit im Lizenzpreis enthalten. (Kleiner Scherz.)  Dafür funktionieren die gezeigten Features auch in der Teams Apps auf den gängigen mobilen Plattformen, inklusive der Meetings.

Meetings aufzeichnen

Ein kleiner Aufreger gerade in deutschen Tenants wird aber das Feature sein, dass die Meetings komplett aufgezeichnet werden. Tief durchatmen, das bedeutet nämlich:

• Speicherung der Meetings mit Bild und Ton in der Cloud
• Benutzung der Technologie von Streams, um aufgezeichnete Inhalte wiedergeben zu können
• Automatisches Generieren und Verfügbarmachen von Untertiteln
• Automatische Extraktion von Inhalten für die Suche
• Jede Menge weiterer festgehaltener Metadaten

Im folgenden Screen kann man all diese Dinge einmal sehen. Die Wiedergabe erfolgt aus dem Kanal heraus, man sieht die Untertitel und jemand, der dem Meeting nicht beigewohnt hat, kann sich nachträglich noch einmal alles anschauen, was er verpasst hat.

Interessant dabei ist die Möglichkeit, in stattgefundenen Meetings nach Stichwörtern suchen zu können. Damit ist es beispielsweise möglich, nur das herauszufiltern, was einen hier vielleicht interessiert hat und alles Unwichtige zu überspringen.

Srsly!? – Governance und Enrollment

Microsoft schweißt also tatsächlich Kommunikation und Kollaboration in Teams zusammen und vereint beides unter einem Dach. Damit einher geht natürlich auch, dass die bisher rein optionale Installation von Teams (nämlich dann, wenn man als Unternehmen den Service ausgerollt hat und nutzt) mehr oder weniger obligatorisch wird, wenn man den Kommunikationsstack von Office 365 verwenden möchte.

Wenn Teams erst einmal da ist, fangen Leute auch an, den Client zu benutzen und jagen gegebenenfalls mit Karacho jegliche Governance durch das Erstellen neuer Teams an die Wand. Neue Gruppen, neue SharePoint Sites, es gibt bisher kaum Möglichkeiten der Kontrolle. Ferner ist auch noch nicht zu jedem der vorgestellten Funktionen gesagt worden, welche Art der Administration hier möglich sein wird.

Allerdings: Dieser Themenkomplex nimmt auf der Ignite einen eigenen Platz ein, denn Microsoft wird sich gerade in letzter Zeit diverse Backpfeifen geholt haben, wenn es um die Änderungs-, Einführungs- oder Abkündigungsprozesse in Office 365 geht. Die Stichworte lauten hier in Richtung der IT-Abteilungen:

• Transparenz
• „In-die-Lage-versetzen,-Einfluss-zu-nehmen“ (Empowerment [of IT])
• Kommunikation

Change is personel. […] We’ve learned that change is as important as any feature in our product. It means that we’ve spend our engineers on admin tools.

Es sieht also so aus, dass Microsoft diesen Punkt endlich mehr in den Mittelpunkt stellt. Auch wenn ich die schiere Panik, die einige Leute gerade hier in Deutschland blank in den Augen steht, manchmal etwas skeptisch sehe, ist hier ein Feld, dass es tatsächlich stark nötig hat, beackert zu werden. Die bisherigen Möglichkeiten waren da sehr übersichtlich.

Die erste Ergänzung, die nicht nur skyp-spezifisch ist, ist ein neues Audit-Log, welches auch für Teams eingeführt wird. Hier kann zumindest in einer übersichtlichen Art und Weise herausgefunden werden, was passiert ist.

Für die Administration kommt dann das neue (tief Luft holen!) Microsoft Teams & Skype for Business Admin Center ins Spiel. Hierbei handelt es sich um eine Administrationsoberfläche, die diverse Einstellungen der genannten Dienste vereinen soll. An Screenshots ist dabei allerdings erst einmal nicht alles zu sehen, nur die Hauptverwaltungsseiten sowie die Ansicht eines Users mit seinen Calls ist gezeigt worden. Hier lassen sich Angaben zu seinem Telefonierverhalten und den Bewertungen der Qualität der Anrufe ableiten.

Was daneben noch so alles hier Einzug halten wird, schwebt erst einmal im Dunkeln. Wie gesagt ist zu wünschen, dass Microsoft hier den Worten zu „Change“ auch weiterhin Taten folgen lassen wird. Ansonsten sehe ich mich bereits in den nächsten Monaten zu einigen heißen Diskussionen bei konkreten Einführungsprojekten zu genau diesen Themen ausgesetzt.

Für das Enrollment lässt sich dediziert festlegen, welche Benutzer mit welchen Clients arbeiten können sollen. Dabei ist auch ein Parallelbetrieb zulässig. In der Session wird als Beispiel ein abteilungsweites Ausrollen skizziert.

Die Clients passen sich an die Auswahl an und geben dem Benutzer entsprechend Bescheid, was sie für die Kommunikation starten sollen. Den Rest sollen die Server erledigen, Routing und alle anderen notwendigen Einstellungen übernimmt Office 365 angeblich dabei sofort.

Zwischenfazit

Das bisher Gesehene macht definitiv Lust auf mehr. Die neuen Funktionen sind lecker und stopfen die ein oder andere Lücke in der Teams-Story. Nach anfänglicher Skepsis gefällt mir die Idee eines kombinierten Teams/Skype-Clients immer besser. Committed man sich auf die Art und Weise, wie Zusammenarbeit in Teams funktioniert, bieten die gezeigten Features ein schönes Bündel. Auch integrieren sich Konzepte endlich zu einem großen Ganzen, sowohl auf der Seite der Clients als auch auf Seiten der Administration.

Aber mannomann, was bin ich gespannt auf die wirkliche Security und Governance des neuen, kombinierten Service. Skype hat bei Betriebsräten hier in Deutschland sowieso schon einen schweren Stand, die neuen Funktionen rund um die Meetings wird das nicht besser machen. Ja, die Funktionen versprechen einen Boost an Produktivität und Effektivität aber allein das Durchsuchbarmachen gelaufener Meetings ist ein Quell für datenschutzrechtlicher Bedenken aller Art.

Schenkt man dem, was man hier gesehen hat, Glauben, wird es dafür Lösungen geben. Die Neuerungen sollen größtenteils bereits in diesem Kalenderjahr Einzug in Teams halten, daher brauchen wir nicht mehr allzu lange warten.

 

Quelle Titelbild: https://pxhere.com/en/photo/1062208