Microsoft Teams mit Flow steuern – Office 365 in der Praxis

Sowohl Teams als auch Flow sind junge Produkte im Office 365 Portfolio. Beide rebooten dabei althergebrachte Anwendungsfälle – Zusammenarbeit bzw. Automatisierung von Arbeitsabläufen – mit einem jeweils frischen Blickwinkel. Die Kombination ist dank entsprechender Konnektoren auf Seiten von Teams seit Mai 2017 möglich. Grund genug, sich das einmal etwas genauer anzuschauen.

Flow wurde zum Start von so einigen Gestalten aus der Office 365 Community eher belächelt als beklatscht. „Enterprise ready? No way, Microsoft!“ war da noch ein etwas schmeichelhafterer Kommentar eines hoch geschätzten Kollegen auf Facebook. In der Zwischenzeit hat sich jedoch einiges getan, die Fülle an einsetzbaren Konnektoren und Aktionen hat mittlerweile eine recht ordentliche Anzahl angenommen und im Editor sind einige der anfangs vorhandenen Glitches glattgebügelt worden. Es ist immer noch schwierig zu sagen, für wen das Tool denn jetzt wirklich gedacht ist und ob es sich mit seiner Art der Komplexität nicht doch zwischen alle Stühle von Endanwender, „Powerusern“ und IT-Pros setzt oder nicht. Aber das wird noch einmal an einer anderern Stelle zu verhandeln sein.

Templates für Teams in Flow

Im Mai 2017 wurde nun dann auch die Konnektivität zu Teams angekündigt und bereitgestellt. Für die alten Hasen, die sich immerhin seit Anfang November letzten Jahres bereits im early access die Fingern im Teams-Client wund kollaboriert haben, war es eine schöne Gelegenheit, Teams wieder von einer anderen Seite zu entdecken. Mittlerweile gibt es auch eine ganz erkleckliche Anzahl an Vorlagen, die Flow bereits fertig aus der Tüte dem Benutzer entgegenwirft:

Schaut man sich die imposante Anzahl der Vorlagen allerdings etwas näher an, ähneln sich die Use Cases, die mit der Art der dahinterliegenden Prozesse abgebildet werden, dann doch ernüchternd deutlich. Mal abgesehen von dem lustigen Deutsch-Englisch-Gemisch (sic!) läuft fast alles darauf hinaus, dass das Team über irgendetwas anderes informiert wird. Heißt also, da draußen passiert irgendetwas und in Teams erscheint eine Nachricht.

Die Rolle von Teams in Flow – die Aktivitäten

Dieser eingeschränkte Blick auf Teams läuft einher mit dem Selbstverständnis, welches das Flow Team innerhalb Microsofts das Feature angekündigt hat:

The Teams connector enables you to alert your team of any new activity by posting messages to an existing Teams channel. Using the Teams connector in Flow, you can create workflows to automate complex processes while keeping your team in the loop about what’s happening.

Heißt also: Teams dient primär hier in den anvisierten Szenarien, um Informationen an die Teammitglieder zu verteilen, wenn irgendwo etwas passiert ist. Neben der reinen Information ist insbesondere die Benachrichtigung über Todos etwas, was mit den Flows realisiert werden kann. Da fragt sich an vielen Stellen nur, ob ein Konnektor direkt am Kanal nicht manchmal schon direkt Abhilfe dafür schafft.

Geht man in den Editor von Flow hinein und schaut sich an, was der Konnektor für Teams an Aktivitäten und Triggern zur Verfügung stellt, ergibt sich ein ähnliches Bild:

Nachricht in Teams posten

Die wohl meistverwendete Aktivität ist das Posten von Nachrichten in einen Kanal. Dabei können die oben angesprochenen Anwendungsfälle nahezu alle damit erschlagen werden: Führe etwas aus bzw. reagiere auf einen Trigger, der entweder in Office 365 oder einem anderen System, welches durch Flow gemonitored werden kann, aktiviert wird. Poste dann das Ergebnis oder eine Aufforderung in einen fest definierten Kanal. So oder ähnlich sind viele der Vorlagen designed.

Wenn man die Vorlage zugrunde nimmt, die eine Nachricht postet, wenn eine neue Datei mit einer bestimmten Eigenschaft in SharePoint hochgeladen wird, wird die Funktionsweise deutlich sichtbar. Im folgenden Beispiel nehme ich eine Webseite und dort die Bibliothek Shared Documents und prüfe, ob im Namen der Datei „spmoshpit“ vorkommt. Wenn das so ist, wird ein entsprechender Link in das Team verteilt.

Teams und Kanäle auflisten

Diese beiden Aktivitäten verhalten sich sehr ähnlich: Sie produzieren erst einmal keine aktiven Prozessschritte, sondern holen sich Informationen aus Teams, die man dann im späteren Verlauf des Flows wieder über die dynamischen Inhalte verwenden kann. Im folgenden Screenshot sind beide Aktivitäten einmal dargestellt sowie der Dialog, die hieraus gewonnen Daten dann weiter zu verwenden.

Man beachte dabei, wie Flow hier mit den Datentypen umgeht: Beide Aktivitäten liefern ein Array zurück, schließlich gibt es in der Regel durchaus mehr als ein Team oder einen Kanal in der jeweils angegebenen Konfiguration. Dadurch, dass Flow dieses erkennt, wird dem Ersteller direkt angeboten, diesen Datentyp auch als Array zu behandeln und den notwendigen Foreach-Container direkt um die Verwertung herumzubauen. Das Ergebnis sieht man im Screenshot („Auf alle anwenden“).

In dem oben gezeigten Beispiel würden also pro existierendem Kanal eines Teams eine Nachricht in das Team „Carstens Personal Team“ gesendet werden mit dem jeweiligen Namen und dem Beschreibungstext. Quasi For-Each-Programmierung in Lego.

Etwas spannender: Kanäle erstellen

Etwas grundsätzlicher wird es beim automatisierten Anlegen von Kanälen in einem definierten Team. Für das grundsätzliche Provisionieren dieser Kanäle gibt es bisher nämlich kaum Möglichkeiten jenseits der (Beta-)APIs.

So lassen sich also beispielsweise Freigaben zusammenstöpseln, an deren Ende dann ein neuer Kanal eingerichtet wird. Mögliche Szenarien wäre hier z.B. die klassische Anfrage oder auch das Reagieren auf neue Elemente in anderen angeschlossenen Funkhäusern. Für den letztgenannten Fall lassen sich einfach Beispiele finden, wenn man z.B. an die Konnektoren für Dynamics 365 oder SharePoint Listen denkt. So könnte bei einem neuen Lead automatisch ein neuer Kanal erstellt werden, in dem zu diesem dann gearbeitet werden kann ohne dass ihn jemand explizit anlegen muss. Als Bonbon könnte man dann gleich ein paar Informationen in den neuen Kanal posten. Einen Konnektor auf diesem Kanal anzulegen geht dann hingegen wieder nicht.

Aktiv werden aus Teams heraus: Fehlanzeige. Also fast.

Etwas düsterer sieht es aus, wenn man sich die verfügbaren Trigger anschaut, mit denen man einen Flow instantiieren kann, wenn sich in Teams etwas tut. Deren Anzahl ist nämlich exakt null. Das bedeutet, dass man weder darauf reagieren kann, dass ein Team oder Kanal erstellt wird oder ein Mitglied dem Team hinzugefügt wird, noch auf Konnektoren oder Registerkarten oder Bots oder sonstwas. Das ist auf den ersten Blick etwas ernüchternd und wirkt noch nicht wirklich fertig.

Auf der anderen Seite ist es allerdings so, dass sich neben den Teams-spezifischen Part natürlich viele Inhalte durch Technologien abbilden lassen, die längst durch Flow erschlossen sind. Dateien werden mit SharePoint-Technologie verwaltet, Inhalte auf hinzugefügten Registerkarten sind auch oftmals bereits mit von der Partie, sodass sich im Einzelfall auf diese konkreten Serviceinstanzen bezogen werden kann und der Flow mit Teams nur soviel gemein hat, dass beide Seiten sich hier andocken.

Weitere fehlende Leerstellen

Bei den Aktivitäten fällt ebenfalls auf, dass die gezeigten Möglichkeiten zwar nett sind, aber die ganzen spannenden Aspekte von Teams eher außen vor bleiben. Dynamische Bindung von Konnektoren oder Bots, Erstellen von Registerkarten, Einladen von Mitgliedern, Erstellen von Teams selbst – all das ist erst einmal noch Zukunftsmusik. Bis auf das Posten und Erstellen von Kanälen bricht nichts aus der Ebene innerhalb eines Teams aus und die gegebenen Möglichkeiten sind so gesehen eher inhaltliche Aktionen des Kanals. Weitergehende Konversationen an einem Objekt wie einer Datei sind genauso wenig vorgesehen wie die Erstellung von Konversationen zwischen Personen oder Meetings.

Der entsprechende Bereich in der UserVoice ist ebenfalls recht müde aktuell aufgestellt, unter dem Label Teams finden sich gerade mal zwei mittelmäßig spannende Einträge (Stand 21. August 2017).

Fazit

Nichtsdestotrotz, Flow mit Teams zu verbinden kann Sinn machen und bisweilen die Stärken des Clients weiter ausbauen, nämlich immer dann, wenn entweder ein Konnektor nicht die gewünschten Informationen liefert oder der Informationsstreuung noch einiges mehr an Prozess oder Automatisierung vorausgehen soll. Wie oftmals bei Flow ergeben sich die Möglichkeiten erst so richtig, wenn man anfängt, kreativ mit dem Werkzeug und den Verbindungen herumzuspielen. Die Leerstellen sind sehr deutlich vorhanden, hier merkt man den Produkten einfach ihr junges Alter an. Gerade bei den Triggern sollte sich Microsoft unbedingt noch Unterstützung für Teams aus dem Kreuz leiern.

Je mehr Flow zum Alltag wird, desto mehr wird sich auch Teams „nativ“ damit nutzen lassen und Verwendung in Flow finden. Und sei es nur für die zusätzliche Informationsmöglichkeit in die richtigen Kanäle.

 

Titelbild: Thanks to Max Pixel http://maxpixel.freegreatpicture.com/Rowing-Boat-Flow-Rowing-River-Channel-Canal-Water-898008