Microsoft Teams und wie man damit arbeitet. Teil 4: Wann benutzt man was?

In dieser kleinen Artikelserie wurden bisher die Grundlagen der Arbeit mit Microsoft Teams angerissen und dabei versucht, praxisnah zu zeigen, wie man sich dem Produkt erfolgreich nähern kann. Eine wesentliche Frage steht allerdings noch aus: Wann benutze ich Teams, wann ist vielleicht die Verwendung von Microsoft Groups sinnvoller? Oder vielleicht doch lieber klassische SharePoint Teamsites? Und was ist eigentlich mit Yammer?

Vorangegangene Artikel zu Microsoft Teams

• Microsoft Teams und wie man damit arbeitet. Teil 1: Vorbereitungen
• Microsoft Teams und wie man damit arbeitet. Teil 2: Ein konkretes Beispiel
• Microsoft Teams und wie man damit arbeitet. Teil 3: Konnektoren

Mit der wachsenden Produktvielfalt im Portfolio von Office 365 wächst auch immer mehr die Unsicherheit bei Entscheidern und Endanwendern. Man hat ein wenig das Gefühl, die ganzen neuen Tools machen alle irgendwie dasselbe, nur aus verschiedenen Richtungen bzw. Sichtweisen. So schwebt gerade im Beratungsalltag bei der Vorstellung der neuen Produkte oftmals diese Frage im Raum: Alle schön und gut, aber was benutze ich denn jetzt?

Die Rollen im Entscheidungsprozess des Unternehmens

Die Entscheidung, was am Ende den Mitarbeitern der Organisation zur Verfügung steht, kann sehr schnell, beiläufig oder mit einem kleinen bis großen Einführungsprojekt begleitet werden. Je nachdem, wie Unternehmenskultur und Wichtigkeit solcher Entscheidungen ausgeprägt sind, haben verschiedene Rollen mit dem Ausrollen und der Entscheidung zu tun, ob Teams überhaupt in die Auswahl kommt:

• Den Technikern und Administratoren ist es in der Regel weitgehend für ihre Arbeit am System egal, was hier genutzt wird. Die Monitoringtools laufen sowieso auf allen Aspekten von Office 365 und hinter den Kulissen läuft alles eh auf dieselben technischen Versatzstücke hinaus. Denn auch hinter Teams verstecken sich recht offensichtlich eine SharePoint Site,  Skype Threads und diverse Kleinigkeiten, die sowieso unter allgemeine Office 365 Administrationstätigkeit fallen. Der Enabling-Aufwand ist gering, es sind maximal einige wenige Einstellungen in der Office 365 Administration zu tätigen (siehe Teil 1 der Artikelreihe).
• Die Entscheider sind hier im größten Zwiespalt: Sollen allen Anwendern wirklich alle Features freigeschaltet werden? Wer gibt Ihnen Training für die Produkte? Wie läuft das Ausrollen? Welche Kommunikation sollte den Prozess begleiten? Und wie soll das Entscheidungsframework als Anleitung für Endanwender aussehen, welche Produkte wie eingesetzt werden sollen?
• Der Endanwender sieht sich erst einmal mit den neuen Produkten konfrontiert, sobald sie entweder freigeschaltet sind und im App Launcher erscheinen oder die Projektteams für die Einführung im Rahmen von Informationsveranstaltungen oder anderer Kommunikation ihn davon in Kenntnis setzen, dass die Software zur Verfügung steht. Im besten Fall bekommt er all das notwendige Handwerkszeug direkt mitgeliefert und ist bestens auf den Einsatz vorbereitet. Im schlechtesten Fall wird er komplett alleingelassen und darf sich selber zusammenpuzzeln, was das alles ist. Je nach Unternehmenskultur und Eigeninitiative des einzelnen Benutzers bleibt im letzten Fall die Software meistens einfach ungenutzt liegen.

Somit passiert es also in den meisten Fällen, dass sich entweder fachliche Entscheider damit beschäftigen müssen, ob und wie Teams den Mitarbeitern im Unternehmen näher gebracht werden soll. Oder aber (und das ist gar nicht mal so selten) das Freischalten von Teams passiert „einfach so“,  weil es z.B. von der IT einfach ohne großen Aufhebens gemacht wird oder von einem Fachbereich angefordert wird, ohne dass die Konsequenz der kompletten Freischaltung im Unternehmen bedacht wird.

Letztlich müssen alle Mitarbeiter, die später mit dem Tool arbeiten sollen, die Intention bzw. die Philosophie dahinter verstehen um es wirklich sinnvoll einsetzen zu können. Diese Weisheit gilt allerdings nicht nur für Teams, sondern auch für die restlichen Werkzeuge zur Zusammenarbeit, wie z.B. SharePoint Sites oder Yammer. Dabei ist es nicht unbedingt immer notwendig, eine Wissenschaft daraus zu machen bzw. die ganz große Runde im Rahmen einer minutiös von Kampagne und Schulung geplanten Einführung drehen zu müssen. Je nach Affinität des Benutzerkreises kann das auch intuitiv geschehen, setzt aber dann natürlich entsprechend offene und adaptionsbereite Mitarbeiter oder eine passende Unternehmenskultur im Umgang mit „hippen“ IT-Tools und Techniken voraus. Eine Fünf-Mann-Werbeagentur verhält sich hier sicherlich anders als der deutsche mittelständische Hersteller von Metallwerkzeugen mit 800 Mitarbeitern, ohne hier Klischees bedienen zu wollen.

Die Alternativen im kurzen Überblick

Im Kern dreht es sich bei Teams wie gezeigt um eine Zusammenführung altbekannter Techniken unter einem gemeinsamen Dach. Dementsprechend gibt es im Portfolio von Office 365 und „Drumherum“ einige Produkte, die in unmittelbarer Konkurrenz stehen.

SharePoint Websites

Die klassische SharePoint Website hat beim Endanwender immer noch viel von ihrem alten Schrecken bewahrt. Als sicherlich das komplexeste aller Office 365 Produkte bringt sie den gesamten Stack an Funktionalität mit, leidet aber nach wie vor daran, dass für Bedienung und Verwaltung viel Wissen da sein muss und auch vieles falsch – oder besser gesagt ungünstig – gemacht werden kann. Zwar sind viele Verbesserungen auf der Oberfläche dazugekommen, dafür gibt es mit den speziellen neuen Sitevorlagen und noch mehr Features auch noch mehr Sonderfälle und Eigenheiten. Für den gelernten SharePoint-Hasen ist das natürlich alles kein Problem; Endanwender, die einfach ihre Arbeit machen wollen, verzweifeln allerdings regelmäßig.

SharePoint Sites können Dokumentenmanagement in Bibliotheken verwalten, per Microsofeed die Mitglieder der Sites kommunizieren lassen und über sie auch externe Mitarbeiter einladen, wenn die Organisation das denn zulässt. Darüber hinaus sind der Möglichkeiten fast grenzenlos durch CSOM-Programmierung, Apps und Konfiguration.

Office Groups

Office Groups ist so etwas wie die kleine Schwester von Teams: Zwar verstecken sich die Gruppen ein wenig im Outlook-Hub unter Office 365, weisen aber dennoch nicht zu verleugnende Ähnlichkeiten auf:

Wie auch Teams finden Unterhaltungen zwischen den Gruppenmitgliedern in Chats statt und auch die Anordnung der Tabs kommt einem bekannt vor.  Mitglieder können eingeladen werden, Dokumente auf einer automatisch generierten Teamsite abgelegt und auch Konnektoren angeschlossen werden. Auch ähnliche Integrationen wie beispielsweise mit dem Planner unter Groups sind hier verfügbar. Ein wenig anders als in Teams steht aber hier das gemeinsame Postfach etwas mehr im Vordergrund. Jede Group bekommt dabei eine eigene Emailadresse und kann damit von außen darüber angeschrieben werden.

Ein interessantes Detail findet sich dabei noch im oben eingefügten Screenshot: Jedes Team, welches mit dem Teams Client angelegt wurde, hat hier im Tenant auch eine gleichlautende Group. Somit sind auch all die Produktivteams, mit denen wir bei deroso Solutions arbeiten, hier direkt vertreten.

Yammer

Tja, Yammer. Microsofts Versuch, dieses merkwürdige Produkt zu integrieren, wirkt auch Jahre nach dem Kauf des Unternehmens ein wenig zwiespältig. (Einige Leute würden mir jetzt ein gewisses Understatement unterstellen.)

Yammer orientiert sich mehr an Facebook als an Skype Threads bei der Kommunikation und hat insbesondere darauf den Fokus, in übergreifenden Commuities über fachliche Themen zu sprechen. Der Schwerpunkt ist dabei ganz klar die Kommunikation, es können zwar auch Dokumente angefügt werden, allerdings sind diese Dateien eher Anhängsel als dass sie im Mittelpunkt stehen.

Yammer hat es insbesondere in der letzten Zeit recht schwer bei  vielen Benutzern. Von den fachlichen Gurus immer mal wieder verhöhnt und verschmäht (Adis Jugo’s T-Shirt mit der Aufschrift „Echte Männer yammern nicht!“ bleibt unvergessen, und auch Spencer Harbour hat auch in so manchen Diskussionen recht denkwürdige, hier nicht rezitierbare Wortmeldungen dazu abgegeben), fristet es ein merkwürdiges Dasein. Die Integration in die SharePoint- und Office365-Dienste hat selbst Jahre später nur rudimentär stattgefunden, es fühlt sich stellenweise immer noch wie ein Fremdkörper an. Und auch die Schnittmenge mit den anderen Produkten macht es schwer, Yammer irgendwo richtig einzuordnen.

Bei der öffentlichen, unternehmensübergreifenden Diskussion ist Yammer allerdings immer noch relativ breit genutzt, nicht umsonst hat auch Microsoft selbst viele Diskussionen im Internet hierüber stattfinden lassen.

Wann nutzt man denn nun welches Tool?

Achtung, jetzt kommt wieder so eine heißgeliebte SharePoint-kommt-drauf-an-Antwort von Satya Nadella höchstpersönlich:

“There is no one blueprint. (…) No two teams are the same, no two projects are the same. There is no universal tool for teams but a rather a universal toolkit that we call Office 365.”

Mal wieder keine einleuchtende und einfache Erkenntnis, welche man wie ein Framework benutzen könnte. Also versucht man sich über die Eigenheiten der drei Tools für den konkreten Anwendungsfall zu nähern. Eine schöne Übersicht hat hierfür Chris Slemp gezaubert, die ich hier dankend als Ausgangspunkt für die Diskussion wiedergebe. Der Artikel von Chris ist darüber hinaus höchst lesenswert und erörtert die Punkte in der folgenden Tabelle:

Ragnar Heil hat diese Tabelle noch einmal weiter mit konkreten Anwendungsbeispielen unterfüttert und die Tabelle ins Deutsche überführt, wobei allerdings mittlerweile ein paar Änderungen zum Orginal eingeflossen sind, bei denen ich Stand dieses Blogposts nicht weiß, welche der beiden Quellen sich im Nachhinein eventuell noch geändert hat. Aber auch dieser Artikel ist so oder so überaus lesenswert.

Beide genannten Artikel erwähnen die klassische SharePoint Website nicht direkt als Alternative, nichtsdestotrotz hat auch diese hier meine Meinung nach noch eine Berechtigung. Und zwar immer dann, wenn ich bereits in Unternehmen SharePoint-Websites als Mittel der Wahl für die Kollaboration eingeführt habe und die Benutzer hiermit vertraut sind, sind auch die genannten Anwendungsfälle ohne Probleme über so eine Site abbildbar. Die SharePoint Site ist dabei die schwergewichtigste Alternative, kann aber auf alle Eventualitäten angepasst werden. Features wie Site Mailboxes, Microfeeds und natürlich Apps erlauben es, hier nahezu jeden Anwendungsfall abzudecken. Wie elegant das dann im Einzelfall im Vergleich zu den spezialisierten Alternativen ist, sei dabei einmal dahingestellt.

Zusammengefasst heißt das also, dass ich als Benutzer eigentlich alle drei bzw. vier Tools kennen und situativ entscheiden soll, welches ich für meine Zusammenarbeit nehme. Strickt man den Gedanken weiter, wäre ein Skypechat oder eine Mail an die Beteiligten ebenso noch als Extreme der Möglichkeiten hier mit zu nennen. Stehe ich also vor der Entscheidung, wie ich die Zusammenarbeit angehen möchte, mache ich mir klar, wer in das Team gehört, wie groß es wird und wie formell das Ganze zu halten ist. Das bedeutet, dass ich es weniger an technischen Restriktionen festmachen soll, sondern nach Kriterien wie Geschwindigkeit und Komplexität der Konversationen und Art bzw. Länge der Zusammenarbeit entscheide, welches der Tools ich benutze.

Transparenz

Transparenz meint hier die Sichtbarkeit der Inhalte und Gruppierungen. Yammer ist hier wohl die offenste Plattform – grundsätzlich sind die einzelnen Organisationen erst einmal öffentlich sichtbar. Zwar gibt es immer die Möglichkeit, private Unterräume zu erstellen oder mit einzelnen Benutzern private Konversationen zu öffnen, der Fokus liegt aber ganz klar auf eine Art verknüpfte öffentliche Kommunikationsplätze, die nach Organisationen geclustert sind. Yammer versteht sich dabei als eine Art IRC-Client, um sich zu dem jeweiligen Platz zu verbinden.

Office Groups schränkt die Sichtbarkeit auf Wunsch ein: Entweder erstellt man die Gruppe ähnlich auffindbar für alle wie das bei Yammer der Fall ist oder man schränkt es auf die gewünschten Mitglieder ein.

Zusammenarbeit in Teams unterliegt generell der Einladung durch einen Teamadmin, ohne eine solche Einladung sieht man das Team auch nicht in der eigenen Übersicht. Dabei verhält es sich ähnlich wie auch eine SharePoint Site, bei der Berechtigungen nach dem ganz alten klassischen Prinzip heruntervererben lassen und durch Berechtigungsstufen als Bündel von Einzelberechtigungen definiert sind. Auch die Existenz von SharePoint Sites wird ohne eine entsprechende Berechtigung niemals einem Benutzer bekannt sein.

Geschwindigkeit

Die Geschwindigkeit, in der kommuniziert wird, ist ebenfalls recht unterschiedlich bei unseren Kandidaten. Die Direktheit eines Skype-Chats ist ungeschlagen, allerdings hat genau dieser Chat auch seine Existenz in Teams. Ob ich mit meinen Kollegen hier in Teams chatte oder ob ich den Skype-Client nehme, spielt dabei keine Rolle. Sobald ein Kollege wo auch immer an einem chatfähigen Gerät online ist, kann ich ihn direkt ansprechen.

Yammer verhält sich hier wie eine typische Facebook- oder Forendiskussion. Je nachdem, welches Feature ich benutze, schließt sich hier auch eine SharePoint Website an, auch wenn lediglich die Microfeeds es vom Funktionsumfang annähernd geschafft haben, gängige Funktionsstandards zu implementieren.

Office Groups ist da eher der gemächliche Gegenpart, denn hier wird noch hauptsächlich der guten alten Mail gefrönt. Das geschieht weitgehend asynchron und richtet sich dabei einfach an einen anderen Typus von Kommunikation.

Komplexität der Konversation

Ein Chat ist schnell und oberflächlich, grammatikalisch manchmal hart am Limit, mit Emoticons übersäht und bisweilen dramatisch nah am Dadaismus bezüglich Interpunktion und Tippfehlern. So kann er jedenfalls sein, ohne dass es wirklich stört. Dementsprechend orientieren sich unsere Tools umgekehrt proportional zur Geschwindigkeit in das Raster: Dort, wo oftmals eine hohe, direkte Schlagzahl angelegt wird, finden selten hochtrabende Diskussionen statt. Ausgefeilte, geordnete Beiträge mit hoher inhaltlicher Reife sind daher eher bei den asynchronen Spielarten zu finden.

SharePoint Sites können hierbei wieder in beide Töpfe fallen, je nachdem, welche Features benutzt werden.

Externe Kollaboration

Auch hier ist die oben genannte Skala schnell erklärt: Teams bietet derzeit nicht die Möglichkeit, dass externe Personen eingeladen werden können. Ich bin mir relativ sicher, dass diese technische Hürde relativ bald fallen wird, allerdings ist sie aktuell noch vorhanden. Office Groups ist mit der emailbasierten Kommunikation natürlich nicht auf das eigene Unternehmen festgelegt, während Yammer hier mit der Eingrenzung und den Grenzen auf die Netzwerke einen Mittelweg einschlägt.

SharePoint Sites in Office 365 sind grundsätzlich so ausgelegt, dass sie zumindest keine technische Restriktion haben, wenn es um das externe Sharen der Informationen geht. Hier kann man wiederum beliebig weiter gehen und so zum Beispiel Mechanismen wie das Azure RMS-Feature hinzufügen, um das Teilen von Dokumenten noch etwas defiziler zu gestalten.

Gruppengröße

Generell ist Teams anders als SharePoint Sites und auch Yammer beschränkt bezüglich der Gruppengröße und teilt das weitgehend mit seinem Sockel Office Groups:

Quelle: office.com

Diese Limits sollten einem bewusst sein, wenn man seine Toolauswahl startet, wobei sie in den allermeisten Fällen in der Praxis kaum erreicht werden dürften.

Integration

Die Integration von weiteren Daten und Diensten über Konnektoren oder selbstgeschriebenen Tabs ist in Teams ein großes Plus. Weiterhin ist es möglich, eigene Bots in den Chats zu integrieren. Dazu wird es weitere Artikel auf diesem Blog geben, die sich mit der Erweiterbarkeit des Services auseinandersetzt.

Ähnlich wie Teams sind SharePoint Sites nach den alten Mustern nahezu beliebig erweiterbar und können damit viele andere Datenquellen und Services integrieren. Mit dieser Aufgabe betrauen sich insbesondere spezialisierte Dritthersteller seit über zehn Jahren hingebungsvoll.

Je nachdem, welche Art von Diensten oder Daten benutzt werden soll, ist es ratsam, einmal die Apps und Konnektoren der jeweiligen Tools zu prüfen.

Vertrautheit

Der Fall hier ist recht eingängig: Benutzer, die sich gerne, oft und viel im eigenen Emailclient aufhalten, werden sich in Groups zu Hause fühlen, das sieht da alles so schön nach Outlook aus. Analog gilt das für social-media-erfahrene Benutzer bei Yammer, Slack-kennende Poweruser bei Teams und den alten SharePoint-Füchsen bei der Verwendung von Teamsites. Keine große Überraschungen hier.

Verbreitung

Ein großes Plus für die Kommunikation per Mail und die Verwendung von Office Groups ist natürlich die absolute Allgegenwärtigkeit der Email als Kommunikationsmittel. Obwohl seit Jahren versucht wird, die Flut an Emails in Unternehmen und Organsationen möglichst zu verringern, ist die Email immer noch das allgemein gültige Kommunikationsmittel, wenn es um den Austausch von Informationen geht. Yammer und erst recht das sehr neue Teams haben da keine Chance, auch wenn weite Teile durch die Unterstützung der Skypetechnologie ermöglicht werden und dementsprechend kompatibel zu anderen Clients sind.

Die Verbreitung von SharePoint ist mittlerweile zwar auch recht groß, nichtsdestotrotz sind SharePoint Websites immer darauf angewiesen, dass entsprechende Identitäten und Vertrauensstellungen gegenüber des Benutzeraccounts existieren, um gemeinsam an Inhalten arbeiten zu können. Dementsprechend haben auch sie in diesem Punkt kaum etwas entgegenzusetzen.

Formalität

Der letzte Punkt in der Tabelle behandelt die Formalität. Analog zu den anderen Punkten ist die Email in ihrer Nähe zum Brief hier immer noch die potentiell formalste Methode, auch wenn hier potentiell auch deutlich von der feinen Art abgewichen werden kann.

Bei Teams und dem schnellen Chat ist diese Formalität erwartungsgemäß am geringsten anzusiedeln, bei Yammer rangiert sie analog zu Social Media Plattformen hoffentlich im gesunden Mittelmaß.

Gibt es also in der zu erwartenden Kollaboration eher Grund für formale Auseinandersetzungen, ist das schnelle, bisweilen mit Memes durchsetzte Teams in diesem Punkt vielleicht nicht unbedingt die erste Wahl. SharePoint Sites lassen sich hier am ehesten mit Yammer vergleichen, da durch die Möglichkeiten des Microsfeeds hier eine ähnliche Art der Kommunikation erreicht werden kann.

Und die Realität?

Soweit die Zustandsbeschreibung und die Vision bei Microsoft. Aber kommen wir doch mal zurück zur Wirklichkeit in deutschen Unternehmen. Nicht umsonst wurde am Anfang des Artikels diskutiert, welche Gedanken und ggf. Vorbehalten Admins, Entscheider und Endbenutzer in Bezug auf die Wahl eines Tools für die Kollaboration haben. All die gezeigten Kriterien zur Auswahl sind nur dann überhaupt möglich, wenn die beteiligten Personen in der eigenen Organisation sich überhaupt damit beschäftigen wollen und können. Dadurch, dass die Funktionen einfach „da“ sind und sich der ganze Technologieblock Office 365 kontinuierlich weiterentwickelt, müssten auch fachliche Anwender die Unterschiede verstehen, um hier sinnvolle Entscheidungen treffen zu können.

Allerdings haben Benutzer aus Erfahrung dann doch wieder erstaunlich gute Antennen. Man müsste es ihnen nur dann und wann einmal zeigen und erklären.