Microsoft Teams und wie man damit arbeitet. Teil 1: Vorbereitungen

„Komm, wir bilden ein Team und arbeiten an etwas zusammen.“ – Das ist wohl mit der verbreitetste Use Case, der seit Anbeginn mit SharePoint anvisiert wurde. Das Konzept der Team Sites ist so alt wie das Produkt selbst, doch die Zeit ist auch außerhalb von SharePoint nicht stehengeblieben und hat viele schlankere, modernere Lösungen hervorgebracht. Microsoft Teams als Teil der Produktsuite in Office 365 möchte nun das teils arg in die Jahre gekommene Grundkonzept aufmöbeln und orientiert sich dabei an den Jungspunden von Slack (Hintergrund und die Reaktion im alten Stile Apples z.B. hier). Nachdem viel angekündigt und oft wenig konkret demonstriert wurde, zeigt dieser und ein paar folgende Artikel alten und neuen SharePoint-Hasen, wie man sich das konkret vorstellen kann.

Die Konfiguration von Microsoft Teams in Office 365

Addendum am 04.09.2017: Die Konfiguration hat sich seit der Erstellung dieses Artikels um einiges verändert und erweitert. Eine aktuellere Betrachtung findet sich in diesem Beitrag.

Einen kleinen Rundumschlag vorweg: Microsoft Teams reiht sich in die verschiedenen benamten Produkte rund um Office 365 ein und ist somit etwas, was derzeit (und wahrscheinlich auch in der Zukunft) erst einmal nur Cloud-Kunden zur Verfügung steht. Diese brauchen dafür mindestens einen Business Essentials, Business Premium, oder Enterprise E1, E3 und E5 plan. Wenn sich der eigene Tenant dazu bewegt hat, die Funktion ausgerollt zu haben (kann nach Erfahrung immer mal früher oder später sein), erscheint im Administrationsbereich von Office 365 eine neue Einstellungsmöglichkeit:

Hier ist die Stelle, an der man erst einmal grundsätzlich entscheiden kann, ob Teams überhaupt für die eigne Benutzerschar aktiviert werden soll und wie sich die Anwendung generell verhält:

Grundsätzlich sind hier die Optionen zu finden, die aus Sicht der Organisation Dinge wie Policies oder technische Restriktionen umsetzen lassen.  Die Steuerung, wer was darf, wird über entsprechende Gruppenmitgliedschaften verwaltet, gewünschte Inhalte und Funktionen der in Teams erstellten Räume können eingeschränkt werden. Wer generell Video und Teilen von Bildschirmen untersagt, möchte diese Funktion auch nicht durch Teams durch die Hintertür erlauben. „Lustige Bilder“ sind ebenfalls nicht jedermanns Sache und per Default auch tatsächlich deaktiviert.

Erweitern und Anpassen

Spannend sind die letzten beiden Punkte. Teams erlaubt analog den guten alten Team Sites in SharePoint eine gewisse Möglichkeit der Erweiterung bzw. des Zuschnitts der verfügbaren Funktionen auf den eigenen Anwendungsfall. In SharePoint ist das klassischerweise das Hinzufügen von Unterwebsites, Listen und Bibliotheken, Apps oder das Aktivieren von Features auf Ebene der Site Collection oder der Website, je nach Hierarchie, Rechte und Funktion. Das bedeutet, dass der Site Owner diese ganzen Konzepte kennen und verstehen muss, um die Optionen überhaupt zu finden, zu entscheiden, ob sie sinnvoll sind, zu erstellen und an die Teammitglieder weiterzugeben.

Seien wir ehrlich, ein solches Wissen und diesen Skill bei Nicht-IT-Menschen vorauszusetzen und ihnen diese Flexibilität und damit auch die extrem hohen Anforderungen aufzubürden, ist einer der größten Pferdefüße im SharePoint Universum. Mitarbeiter in Organisationen möchten sich primär erst einmal darum kümmern, ihre eigene Arbeit fertig zu bekommen. Sie möchten weniger lernen, was SharePoint denn alles für tolle Konzepte hat um sich selbst zu verwalten.

Teams geht dieses Problem mit einem Seitenblick auf die Konkurrenz an. Indem sich bei Teams alles in einem entsprechenden Client abspielt, werden die entsprechenden Komplexitätslayer einfach ausgeblendet. Und das tut dem gesamten Handling – um es bereits einmal vorwegzunehmen – sehr, sehr gut. Die Flexibilität der Erweiterung bzw. Anpassung liegt im Hinzufügen von weiteren Registrierkarten, sollte es der Admin des Tenants denn mit den oben gezeigten Optionen erlauben. In der Praxis sieht das dann so aus, dass mit einem Klick auf das allgegenwärtige „+“ sich eine Auswahl von Typen vorstellt, die man zum aktuellen Team beisteuern kann:

Das Prinzip ist ähnlich zu den Apps in SharePoint, die Auswahl stark reduziert und das Handling allerdings ungleich einfacher. In einem späteren Blogeintrag werde ich mal einen ganzen Anwendungsfall dafür durchspielen und später auch noch einmal zeigen, wie sich Konnektoren hier nutzen lassen um das Team auch nach außen hin zu öffnen.

Bots

Wer in den letzten Monaten verfolgt hat, was Microsoft hier und da ankündigt bzw. worauf es den Fokus legt, wird irgendwann einmal über das Thema Bots gestolpert sein. Spätestens bei der letzten Developer Conference war dieses Thema für Entwickler sehr präsent. Ähnlich wie Google und Apple sieht Microsoft hier eine große Zukunft in automatisierten Chatpartnern, die Informationen besorgen oder Befehle entgegennehmen können. Da Teams im Herzen eine kommunikationsgetriebene Zusammenarbeitsplattform ist, die vorsieht, schnelle und häufige Kommunikation als Grundbestandteil der Zusammenarbeit zu sehen (also quasi ein Bündel von Skypekonferenzen mit den sich daraus ergebenden Arbeitsplätzen), liegt es hier nahe, auch Bots einzusetzen, die über diese Kanäle Automatisierungen erledigen können. Je nachdem, wofür der Bot programmiert wurde, ist hier ein weites Feld für zusätzliche Funktionen gegeben. Aktuell gibt es allerdings noch keine Möglichkeit, im public Client dort etwas botiges hinzuzufügen.

Der Client

Unter der Adresse https://teams.microsoft.com/ und nach erfolgreicher Anmeldung mit einem Account, der mit Officer 365 und einer passenden Lizenz entsprechend verknüpft ist, erscheint der Webclient von Teams:

Neben der Webversion gibt es Clients für Windows, Mac, iOS und Android, die jeweils von der genannten Adresse herunterladbar sind und auch offensiv von der Website angeboten werden (siehe Screenshot). Für den Windowsclient liegt derzeit keine Windows Store App vor, das Paket ist ein Installer der „guten alten Welt“. Was mich zu Beginn ein wenig irritiert oder auch enttäuscht hat, dass Microsoft hier seine eigenen propagierten Technologien nicht nutzt und im Unterschied zu Groups nun wieder ein uneinheitliches Provisionierungsmodell für die App bereitstellt, macht nach kurzem Nachdenken dann doch Sinn. Die breite Adaption von Teams ist nur gewährleistet, wenn auch die Anwender in der Lage sind, die App überhaupt zu benutzen. Da im Unternehmensumfeld immer noch viele Windows 7 Clients unterwegs sind, auf denen eine Microsoft Store App nicht läuft, steht diese Inkompatibilität einem Einsatz zumindest nicht im Weg.

Ausblick

Soviel zum Vorgeplänkel. Das konkrete Anwenden werde ich wie erwähnt in einem weiteren Blogartikel mit vielen Bildern zeigen, spätestens dann sollte sich ergeben, warum Teams garantiert nicht die schlechteste Idee ist, die Microsoft in letzter Zeit im Office 365 Umfeld hatte. Später werde ich dann noch einige technische Hintergründe und das Nutzen von Konnektoren zeigen.

Am Ende dieser kleinen Serie soll es auch noch einmal eine Gegenüberstellung geben, welche Produkte wann sinnvoll eingesetzt werden können. Mit dem Potpourri aus

• Microsoft Teams
• Office Groups
• SharePoint Team Sites
• Yammer

die alle irgendwie ein wenig dasselbe können, ist es mittlerweile schwer, den Überblick zu behalten. „Wann soll was benutzt werden?“ und „Wie erkläre ich das meinen Benutzern?“ sind spannende Frgen, die sich jeder stellen muss, der diese Produkte breit in seiner Organisation ausrollen möchte.