Microsoft Teams und wie man damit arbeitet. Teil 2: Ein konkretes Beispiel

Nachdem wir im vorangegangenen Artikel einen kurzen Blick in die Administration geworfen haben, soll es nun einmal konkret werden. Nehmen wir an, mehrere Leute arbeiten mit Teams an einer Ausschreibung. Wie kann  so etwas mit Microsoft Teams unterstützt werden?

21.09.2017: Mittlerweile gibt es auch ein neueres Anwendungsbeispiel für Projektarbeit, welches einige andere Aspekte beleuchtet und auf einer neueren Version des Services aufsetzt.

Das Setting

Zugegeben, das Beispiel ist jetzt nicht so wahnsinnig kreativ gewählt. Aber gerade deswegen simuliert es einen Anwendungsfall, der immer mal wieder in vielen Firmen vorkommt. Konkret: Eine Ausschreibung hat die handelnden Personen erreicht und möchte bearbeitet werden. Also geht es um folgende Punkte:

• Alle vom Eingang der Unterlagen in Kenntnis setzen
• Termine wie Abgabe und Rahmenbedingungen verteilen
• Abstimmungen über den Inhalt tätigen
• Die Dokumente vorbereiten
• Präsentationen für die Vorstellung der Ergebnisse zu erstellen und abstimmen
• Aufgaben zuweisen
• Generell den Überblick behalten.

Sagen wir, die Firma, die ein Angebot auf diese Ausschreibung haben möchte, ist die ACME GmbH und hat einem der Teammitglieder die Unterlagen für die Ausschreibung zur Verfügung gestellt. Dieser fühlt sich nun berufen (natürlich nach einiger interner Abstimmung) über Microsoft Teams ein eben solches für die Bearbeitung ins Leben zu rufen. Dieses Team soll die eingegangenen Dokumente sichten und zusammen die oben genannten Ziele erreichen.

Gehen wir weiter davon aus, dass Microsoft Teams im Office 365 Tenant des Unternehmens aktiviert worden ist und die Teammitglieder sich alle bereits den Client für ihr Betriebssystem auf den eigenen Rechner installiert haben.

Einrichten eines Teams

Der erste Schritt für die Zusammenarbeit in Microsoft Teams ist die Erstellung eines Teams. Was sich trivial anhört, gestaltet sich auch ebenso. Wir nehmen weiterhin an, dass in unserem Fall die Mitarbeiter im Vertrieb für solche Fälle bisher generell noch kein Team erstellt haben und folglich ganz bei Null anfangen müssen. Der Client startet und zeigt auf der ganz links selektierten Kategorie „Teams“ alle Teams an, in denen der aktuelle Nutzer bereits Mitglied ist.

Unser Benutzer hat das Recht, neue Teams anzulegen (siehe Administration von Teams im vorangegangenen Blogartikel). Dafür gibt es unten in der Liste der Teams eine große Schaltfläche, die uns zu folgendem Dialog führt:

Hier geht es erst einmal um die ganz allgemeinen Informationen zu diesem Team. Der Client überprüft dabei, ob es bereits eine solche Gruppe gibt. Ich denke, die einzelnen Informationen hier sind selbsterklärend. Lediglich die Frage, ob dieses Team einer schon in Groups existierenden Gruppe hinzugefügt werden soll, fällt hier auf.

Dahinter verbirgt sich ein Feature, welches zeigt, dass Microsoft es hier mittlerweile ernst meint mit der Inklusion der verschiedenen Produkte in Office 365. Wenn man bereits in Office Groups zu einem bestimmten Thema gearbeitet hat, kann man diese Gruppe um die Funktionen von Teams erweitern anstatt noch einmal eine Entität für exakt dieselbe Tätigkeit anzulegen, nur woanders. Wählt man diese Option aus, wird man in diesem Fall auf eine Liste der eigenen Office Groups weitergeleitet, aus der man sich in einem einfachen Dialog entscheiden kann, welche Gruppe man hier aufbohren möchte. Auf unserem Demo-Tenant ist das nicht ganz viel, aber das Prinzip wird klar.

Da diese Office Group allerdings nicht wirklich zum eigentlichen Anwendungsfall passt, lassen wir sie links liegen, gehen zurück und erstellen wir ein eigenes Team. Nach kurzer Denkpause meldet der Client Vollzug und wir können uns im neuen Team austoben. Da das alleine nur bedingt Spaß macht und der Name des Produkts impliziert, dass es wie geschaffen für mehr als einen allein ist, werden über die hervorgehobene Schaltfläche gleich die passenden Kollegen dazu geholt. Nach der Bestätigung ist es schon gleich viel kuscheliger, das Team ist fürs erste komplett.

Jeder, der hier eingeladen wird, erhält eine Benachrichtigung via Email und wird über die Benachrichtigungsfunktionen des Betriebssystem darüber informiert, dass jemand ihn dazu geholt hat. Wer viel in Teams arbeitet hat darüber die Möglichkeit, durch alle Aktualisierungen direkt in der Anwendung zu springen sobald sie entstehen.

Um die Spielregeln in diesem Microsoft Team festzulegen, kann noch an einigen Stellschrauben gedreht werden. Hier geht es im Wesentlichen um Berechtigungen für die Teammitglieder (und damit um den Funktionsumfang für den Einzelnen), das Verhalten des Produkt für Benachrichtigungen per Mail und wie (un)ernst diskutiert werden darf.

Ein kleiner Einschub für alle, die nichts mit Begriffen wie giphy oder Memes anfangen können: Erstaunlich offen implementiert Microsoft hier einen ganzen Schwung Internetkultur direkt in die Anwendung. Wirkten die meisten anderen Versuche, allgemeine Kommunikationsformen des Internets z.B. in SharePoint abzubilden, meist unbeholfen und steif, haben wir hier sogar einen komplett eingebauten waschechten Meme-Generator für die Chats. Für diejenigen, die damit umgehen können, ist das herrlich. Für Gruppen fernab jeglicher Reddit-Affinität ist das hingegen wohl eher schwer gewöhnungsbedürftig bis unbedingt abzuschalten.

Wir lassen hier für unseren Anwendungsfall alles im Standard, für die Ausschreibung ist es wichtig, dass die Mitglieder informiert werden. Falls es notwendig sein sollte, weitere Kanäle anzulegen, sollen auch die anderen Teammitglieder in der Lage sein, das zu tun. Ob Emojis und Memes etc. benutzt werden sollen, überlassen wir den Teammitgliedern. Wer mag, der soll.

Der Kanal

Das nächste, was man über Teams wissen muss, ist die weitere Aufteilung der Struktur innerhalb eines Teams. Wenn ein Team initial angelegt wurde, enthält es standardmäßig immer bereits einen Basiskanal, der bei der Erstellung „Allgemein“ getauft wird. Dieser Kanal ist quasi die Startwiese des Teams, sodass bereits allgemein zum Thema kommuniziert werden kann falls keine weiteren Kanäle angelegt werden.

Einen Kanal kann man sich als eine Art Unter- oder Teilthema eines Teams vorstellen. In unserem Anwendungsfall wäre das genau die Ausschreibung, die hier bearbeitet werden soll. Also erstellen wir ihn flugs dafür.

Kanäle werden in der Liste der Teams eines Benutzers immer als eingerückte Unterpunkte des übergeordneten Teams dargestellt. Neben „Allgemein“ entstehen hier in unserem Beispiel also nach und nach Kanäle, in denen jeweils eine Ausschreibung vom gesamten Team beackert werden kann. Die Aufteilung ist hierbei nicht das Amen in der Kirche, denn je nach Größte der Aufgabe und Diversität der involvierten Mitglieder kann es auch sinnvoll sein, mehrere Teams für einen solchen Themenkomplex zu erstellen. Wichtig ist dabei zu entscheiden, was der Übersicht und dem Scope am zweckdienlichsten ist: Ist das neue Thema eher etwas, was mit vielen gleichförmig mitschwingt oder unterscheidet es sich so stark, dass es ein eigenes Team rechtfertigt?

Wichtig ist hier noch einmal ganz klar herauszustellen, dass das Anlegen und Verwalten von Team und Kanal wirklich etwas ist, was jeder Endanwender in Eigenregie durchführen kann. Was hier mit vielen Worten versucht wird zu beschreiben, fühlt sich in der Realität erstaunlich intuitiv an.

Arbeiten im Kanal

Der Kanal ist also erstellt, die Mitglieder des Teams geladen und nun kann es losgehen. Im Kanal für die Ausschreibung gibt es bereits drei verschiedene Reiter, auf denen jeweils ein Teil der Funktionen dargestellt werden:

• Unterhaltungen: Auf diesem Reiter werden alle Unterhaltungen, die auf den anderen Reitern zu jeweils einer konkreten Sache geführt werden, als eine Art „Startseite“ zusammenaggregiert. Das bedeutet, dass man hier den Diskussionsverlauf an allem Elementen teilnehmen und die Historie verfolgen kann. Neben den einzelnen Chats sieht man hier auch noch, wenn es Ereignisse gab wie das Hinzufügen von Mitgliedern, das Vorhandensein neuer Dokumente im Kanal etc.
• Dateien: Diese Standardregisterkarte enthält die Ansicht von hochgeladenen Dateien in den Kanal. Man kann dieses mit einer Dokumentenbibliothek in SharePoint vergleichen. Um die Überraschung ein wenig zu verderben: Im Hintergrund ist es auch tatsächlich eine. 🙂
• Notizen: Hier bindet sich OneNote mit all seinen Funktionen ein. Das bedeutet, dass man hier inklusive der bekannten Shortcuts Notizen machen kann und diese als geteilte Informationen sofort im Team zur Verfügung stehen. Auch das Einbinden einer zu einem Kanal eines Teams gehörigen Notizregisterkarte in den eigenen OneNote-Client als Notizbuch ist ohne Probleme möglich. Wer einmal in SharePoint mit dem „Website Notizbuch“ gearbeitet hat, kennt das Prinzip.

Für diese Registerkarten spielen wir nun einmal unser Beispielszenario durch.

Dateien

Wir laden für unser Beispiel erst einmal das Ausschreibungsdokument hoch. Im Kontextmenü fällt auf, dass einige alte bekannte SharePoint Funktionen bereitstehen:

Das kommt wie gesagt nicht so ganz ungefähr. Im Hintergrund wird bei der Erstellung eines Teams im Hintergrund im SharePoint Online des Office 365 Tenants automatisch eine Site Collection erstellt. Zu den technischen Hintergründen und was das für Administratoren bedeutet werden ich später noch einmal etwas schreiben. Wichtig für jetzt ist erst einmal, dass man zu jeder Information, die man Teams hat, auch einen Link erzeugen kann, um Kollegen direkt auf betreffende Stellen zu stupsen.

Der Chat

Dreh- und Angelpunkt in Teams ist die Kommunikation. Nahezu jedes Element erlaubt es, direkt an ihm eine Konversation zu starten. All diese Diskussionsfäden fließen wie bereits beschrieben auf der Startseite des Kanals zusammen.

Auf der Startseite greifen wir beherzt in die Tasten und berichten von der Ausgangslage. Hierbei können wir Personen mit dem @-Zeichen direkt adressieren, was in Benachrichtigungen mündet.

Notizen

Ein paar Notizen können ebenfalls nicht schaden. Hier wird gerade aus dem Protokoll festgehalten, was denn alles so gemacht werden muss. Teammitglieder können diese Informationen einsehen und ggf. ergänzen.

Wie bereits oben geschildert, sind alle OneNote-Standardfunktionen wie Auszeichnungen und Markierungen hier auch an Bord.

Registerkarten erweitern

Was wir bisher in unserem Kanal in Teams machen können, entspricht in etwa dem, was eine SharePoint Teamsite auch bietet. Analog zu dieser können wir nun identifizieren, was wir noch weiter brauchen neben den Standardreitern und unseren Kanal entsprechend erweitern und anpassen.

Dazu gibt es die allgegenwärtige „+“ Schaltfläche, die in bewährter Kacheloptik (Apps, anyone?) weitere Optionen für den Kanal anbietet. Hier kann der Benutzer durch beherztem Klick auswählen, was für eine Art von Registerkarte zusätzlich erstellt werden soll.

Planner

OneNote und SharePoint kennen wir bereits. In unseren anfangs definierten Zielen war auch der Komplex der Aufgabenverwaltung angeschnitten. Wer die Produkte, die in den letzten Monaten neu zu der Office Produktfamilie hinzugekommen sind, verfolgt hat, kennt man auch den Planner. Dieser erschien in Office 365 und übertrug den grundsätzlichen Kanban-Gedanken auf Office 365. Hier gibt es verschiedene Boards, auf denen sich Karteikarten mit Aufgaben, Teilaufgaben und Zuweisungen erstellen lassen. Also wie gemacht dafür, in unserem Team die einzelnen Todos zu verteilen.

Also erstellen wir im Kanal für die Ausschreibung einen neuen Planner-Reiter.

Sobald dieser nach einer kurzen Zeit hinzugefügt wurde, werden drei Änderungen sichtbar. Zum einen erscheint nun in der horizontalen Navigation wie erwartet der Name des neuen Reiters, der einen direkt zur hinzugefügten Funktionalität bringt.

Weiterhin erscheint auf der Startseite eine Information, dass diese Planner Registerkarte hinzugefügt worden ist und stellt damit einen neuen Gesprächsbaum für dieses Element da. Sollte nun im Chat des Planners etwas geschrieben werden, findet das auf der Startseite seine Entsprechung.

Und zu guter Letzt können nun alle Mitglieder des Teams die neu erstellte Planner-Instanz nutzen. Analog zu den bisher gesehenen Fragmenten der Office 365 Funktionen ist der Planner an dieser Stelle eine Nutzung der bekannten Funktionen unter dem Deckmantel des Teams. Anstatt sich in SharePoint bzw. Office 365 wie bisher zusammenhanglos alles zu Fuß zu erstellen, werden die Instanzen hier bei Teams zum ersten Mal tatsächlich nahtlos integriert nach Benutzerwunsch zusammengebracht, und das mit ganzen zwei Klicks.

Für unsere Ausschreibung definieren wir also die Todos in Planner und weisen sie den Teammitgliedern zu. Dabei erstellen wir Checklisten für die Aufgaben, legen Termine und Kategorien fest und definieren die Buckets, zwischen denen sich die Kacheln dann hin- und herschieben lassen.

Office Dokumente

Analog zur Aufgabenverwaltung müssen für einige zentrale Dokumente für die Beantwortung der Ausschreibung ebenfalls einige der Teammitglieder zusammenarbeiten. Nehmen wir hier einmal stellvertretend für die anderen Formate die Präsentation, die vor dem Gremium der ACME GmbH gehalten werden soll um sich für die Vergabe ins rechte Licht zu rücken.

Hier steht klassischerweise eine PowerPoint-Präsentation im Mittelpunkt. Um diese in den Fokus zu rücken, wird eine neue PowerPoint-Registerkarte erstellt.

Im oberen Screenshot kommt man irritiert zu dem Schluss, dass es nicht möglich ist, diesen Vorgang abzuschließen, wenn nicht eine .pptx-Datei im Dialog ausgewählt wurde. Es geht bei dieser Registerkarte also nicht darum, ein neues Dokument from scratch zu erstellen, sondern ein bereits bestehendes Dokument so in den Mittelpunkt zu rücken, dass die Teammitglieder zentral an ihm arbeiten können.

Also wird wahlweise flugs eine neue PowerPoint-Datei erstellt und hochgeladen oder in der Dateien-Registerkarte über die Neu-Schaltfläche direkt in Teams eine Datei erstellt. Schaut man nun wieder in den Dialog, lässt er sich nach der Selektion der Datei auch abschließen.

Das Resultat besteht in einer Registerkarte, welche die Vorschaufunktion der Office Web Apps nutzt, um das Dokument direkt inline zu rendern. Wie man es aus SharePoint bzw. Office 365 gewohnt ist, kann man das Dokument hier direkt öffnen oder aber auch mit dem lokal installierten Client öffnen.

Der Clou dabei ist, dass dieses exponierte, gemeinsame Bearbeiten durch die Möglichkeit des direkten, regen Austauschs flankiert wird. Das bedeutet, dass nach einem Klick auf den Kommentarknopf hier ebenfalls ein direkter Chat geöffnet wird, der sich direkt auf das Dokument bezieht und mit allen bisher genannten Chat-Features aufwartet.

Auch hier wird das Gespräch über die Bearbeitung des Dokuments wieder direkt auf der Startseite verknüpft und dort angezeigt. Das bedeutet, dass alle Teammitglieder es mitbekommen, wenn grundsätzliche Fragen oder Abstimmungen zu dem Dokument auftauchen.

Ausblick

Der Artikel hat gezeigt, welche grundsätzlichen Möglichkeiten ein Team hat, mit dem neuen Teams-Client zusammenzuarbeiten. Die grundsätzliche Struktur von Teams, Kanälen und Registerkarten wurde am Beispiel der Ausschreibung durchgespielt und einige Funktionen dahinter gezeigt.

Teams soll schnell, kommunikationsgesteuert, unkompliziert sein. Die Unterhaltungen sind nicht dazu gedacht, staatstragende Erkenntnisse auf ewig zu speichern, sondern einem Team eine schnelle, sichere Kommunikationsplattform zu geben, die direkt integrierte Collaborationsinstrumente mit an die Hand gibt.

In kommenden Artikeln fächern wir dieses Ausgangsszenario noch ein wenig auf um zu zeigen, wie mit Konnektoren, PowerBI und Techniken wie Flow da nochmals Produktivität gesteigert werden kann.

Titelbild: OpenSourceWay (Creative Commons, BY-SA), http://hastuzeit.de/2011/kreativitat-als-beruf/