Microsoft Teams und wie man damit arbeitet. Teil 3: Konnektoren

Bis jetzt haben wir nur die eingebauten Funktionen von Microsoft Teams hier behandelt. Was das Produkt aber richtig zum Strahlen bringt, ist die wunderbar von Slack abgekupferte Möglichkeit, sogenannte Konnektoren an Kanäle zu hängen, die Tür und Tor weit zu anderen Diensten aufstoßen. Um hier einen Blick zu riskieren, erweitern wir unser Szenario aus dem vorangegangenen Artikel um weitere Aspekte.


Bisher haben wir nur auf das Team, dessen Kommunikation über die verschiedenen Chats und Datenhaltung bzw. -bearbeitung über die weithin aus Office 365 bekannten Technologien und Features geschaut. Letztlich können die bis hierhin gezeigten Funktionen schon einmal die Arbeit mit Teamsites in vielen Fällen ergänzen, wenn nicht sogar ersetzen.

Konnektoren in Microsoft Teams

Ergänzt wird das Konzept um Kanäle und Registerkarten nun um Konnektoren, die ihrerseits Verbindungswege zu externen Quellen aufmachen, um hierüber Informationen fließen zu lassen. Was für Informationen genau jeweils zur Verfügung stehen und mit welchen Parametern bzw. über welche Konten/Authentifizierungen das jeweils läuft, wird durch den Konnektor selbst bestimmt. In den meisten Fällen werden durch Ereignisse Updates in den Chatkanälen getriggert, die dann als Informationen dem gesamten Team zur Verfügung stehen.

Daten aus Dynamics 365

Kommen wir nun zurück zum Beispiel. Zur Erinnerung: Wir haben eine Ausschreibung bekommen, die im Team bearbeitet werden soll. Die Unterlagen wurden zusammengetragen, die Beantwortung von Fragen und die Erstellung einer Bieterpräsentation wurden initiiert. Nun findet die Verwaltung eines solchen Vertriebsleads normalerweise nicht in einem Tool wie Teams statt sondern in den meisten Fällen in einem dafür geeigneten CRM. Da wir mit Office 365 unterwegs sind, nehmen wir an dieser Stelle einfach an, dass es sich um das Dynamics 365 CRM handelt.

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Welch ein Zufall, hierfür gibt es einen Konnektor in der bereits zum Start erstaunlich langen Liste. Also spricht nichts dagegen, unseren Kanal für die Ausschreibung mit dem entsprechenden Objekt innerhalb des CRMs zu verknüpfen, indem wir im Kontextmenü die Option dazu aufrufen.

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Der Konnektor gibt nach der Auswahl weitere Parameter an, die er zum Funktionieren braucht. Als Demo nehme ich hier ein    Unternehmen, welches bereits in meinem Sandkasten erstellt worden ist:

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Nachdem Verbindung, Dynamics-Instanz und das Objekt der Begierde ausgewählt sind, ist der Konnektor ein Bestandteil des Kanals.

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Unter „Meine Konten“ lässt sich darüber hinaus einsehen, welche Instanzen über die Konnektoren verbunden sind bzw. grundsätzlich zur Verfügung stehen. In meinem Fall sind das zwei, da ich sowohl eine Produktiv- als auch Sandkasten-Instanz von Dynamics 365 zur Verfügung habe.

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Wird ab jetzt im Objekt in Dynamics 365 etwas an diesem Objekt verändert, werden diese Informationen über den nun eingerichteten und aktiven Konnektor in den jeweiligen Kanal gepostet und alle im Team sind darüber informiert. Sollte sich also etwas an den Rahmenparametern der Ausschreibung tun, wird ein entsprechender Post des Konnektors erstellt.

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Weitere Daten zu Kunde und Projekt

Ähnlich zu den Daten aus dem CRM können nun noch weitere Informationsquellen angehängt werden. Denkbar wären hier z.B. das Hinzufügen des offiziellen Twitter-Kanals des Unternehmens dieser Ausschreibung um auf dem Laufenden zu bleiben.

Weiterhin könnten vielleicht Informationen aus dem News-Bereich der Website hilfreich sein. Wird hier ein RSS-Feed angeboten, kann dieser entsprechend eingebunden werden.

So ist es möglich, nach und nach alle relevanten Informationsquellen anzuzapfen und neben dem eigentlichen Bearbeiten der Dokumente und der Kommunikation untereinander in Teams auch einen Reader zum Thema des Kanals aufzubauen.

Als Beispiel seien hier noch einmal die Konnektoren für die beiden Quellen  und ihre Oberflächen und Optionen dargestellt:

Twitter-Konnektor
Einrichtung eines Twitter-Konnektors mit Account- und Hashtagfilter
RSS-Konnektor
Einrichtung eines RSS-Konnektors
Newsroom
Kombination aus RSS- und Twitterkonnecktoren für eine Art Newsroom
Newsroom Darstellung
Ergebnis der aggregierten Konnektoren

Zusammenfassung

Konnektoren ergänzen den Informationsfluss innerhalb des Teams durch Quellen von anderen Systemen. Durch die Bereitstellung von sehr vielen Konnektoren bereits zum Start des Produkts gibt es hier Möglichkeiten en masse, die eigenen Kanäle entsprechend zu erweitern.

Zum Thema Datensicherheit bzw. Datenschutz sei gesagt, dass die durch die Konnektoren verwendeten Daten durch den konfigurierten Account gegeben sind und damit unter dem hier eigetragenen Credentials abgefragt werden. Daher bedienen sich die Konnektoren den bereits eingerichteten Rechtebeschränkungen der Software, die verbunden wird. Grundsätzlich sollte hier aber dem Einrichtenden bewusst sein, dass er damit Daten an das gesamte Team weitergibt.

Quelle Titelbild: https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Group_of_XLR_connectors_PICT6918.jpg

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